Аудит систем менеджмента безопасности пищевой продукции.
Через некоторое время после прохождения сертификации для предприятия важным мероприятием является проведение аудита системы менеджмента безопасности.
Аудит – систематическая и объективная деятельность по оценке выполнения установленных требований, проводимая лицом (экспертом) или группой лиц (экспертов), независимых в принятии решений. Руководящие указания по управлению программой аудита, его планированию и проведению представлены в ГОСТ Р ИСО 19011-2012.
Различают внутренние и внешние аудиты.
Внутренние аудиты, называемые «аудитами первой стороны», осуществляется непосредственно самой организацией или от ее имени для анализа работы со стороны руководства или для подтверждения запланированных показателей результативности системы менеджмента безопасности и могут служить основанием для декларации о соответствии.
Внешние аудиты бывают «аудитами второй стороны» и «аудитами третьей стороны». Организации, заинтересованные в анализе работы проверяемой организации (потребители, поставщики), могут сделать заказ на проведение «аудита второй стороны». Аудиты со стороны регулирующих или надзорных органов или организаций называются «аудитами третьей стороны».
Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию, представлены в ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2012. В данном стандарте разъяснены принципы, которые обеспечивают доверие при осуществлении данных видов деятельности, раскрыты особенности осуществления работ, связанные с законодательством и договорами, требования к структуре и ресурсам организации-исполнителя, требования к информации и процессу проведения мероприятий.
В предприятиях общественного питания внутренние аудиты (проверки) подразделяются на аудит, целью которого является проверка выполнения требований системы НАССР, и производственный контроль, целью которого является проверка соблюдения санитарно-эпидемиологических требований законодательства РФ.
Регулярное проведение внутренних аудитов (проверок), а также проведение производственного контроля позволяет:
– отладить систему безопасности пищевой продукции на стадии внедрения;
– обеспечить соответствие функционирующей системы безопасности пищевой продукции требованиям НАССР;
– оперативно выявить проблемы на основе объективной информации;
– обеспечить обратной связью для проведения корректирующих действий;
– контролировать выполнение законодательных требований и нормативов.
Для получения объективных и независимых результатов аудит проводится с соблюдением следующих принципов: целостность; беспристрастность; профессиональная осмотрительность; конфиденциальность; независимость; подход, основанный на свидетельстве.
Процесс проведения аудита строится из следующих этапов: организация, планирование, подготовка, проведение, завершение.
Организация, планирование и подготовка аудита. Для проведения мероприятий по организации процесса аудита необходимо собрать следующую информацию.
1. Сведения о производстве:
– структурная схема организации-заявителя (основные и вспомогательные производственные подразделения, инженерные и административные службы с указанием связей между ними);
– структурная схема системы НАССР с включением в нее подразделений, филиалов и/или площадок, на которые распространяется действие системы НАССР;
2. Сведения о продукции: наименование продукции, производство которой включено в систему НАССР.
3. Перечень санитарных инструкций, имеющихся в организации.
4. Документы системы НАССР, включающие:
– политику в области безопасности пищевых продуктов;
– описание сырья, ингредиентов, пищевых добавок и упаковки,
контактирующей с пищевыми продуктами;
– описание конечных продуктов;
– блок-схемы для продуктов и/или процессов, на которые распространяется действие системы НАССР;
– результаты анализа системы НАССР со стороны руководства и результаты внутренних аудитов.
5. Результаты проверок надзорных (контролирующих) органов за последние два года:
– акты проверок, предписания от территориальных надзорных (контролирующих) органов;
– корректирующие мероприятия по результатам проверок надзорных (контролирующих) органов.
6. Информация о безопасности продукции за последний календарный год: данные о рекламациях, претензиях, жалобах и происшествиях, связанных с нарушением требований безопасности продукции.
При планировании аудита, следует подготовить программу аудита. Ее объем и содержание зависят от области деятельности организации, объема выпуска продукции, сложности системы менеджмента безопасности.
Группа по аудиту должна включать руководителя и членов группы. Состав и численность группы зависят от опыта и компетенций аудиторов, а также сложности проводимого аудита. При недостаточной компетентности аудиторов в группу могут быть включены технические эксперты. Если аудит проводит один аудитор, он выполняет обязанности, возлагаемые как на руководителя, так и членов группы.
Проведение аудита складывается из нескольких этапов, которые могут быть реализованы в различной последовательности по решению аудитора.
При проведении внешнего аудита проверяющая организация должна наладить первоначальный контакт и определить возможности по достижению поставленных целей.
При подготовке к проведению аудита выполняют:
– сбор и анализ документации системы менеджмента безопасности: документы и записи системы менеджмента, а также отчеты по предыдущим аудитам;
– подготавливается план аудита:
- цель, дата и время проведения;
- область, критерии и методы аудита;
- подразделения организации, в которых будет проводиться аудит;
- роли и обязанности членов группы по аудиту.
Типовые действия при проведении аудита:
- Организация проведения аудита.
- Установление первоначального контакта с проверяемой организацией.
- Определение возможностей проведения аудита.
- Подготовка к проведению аудита на месте.
- Выполнение анализа документов при подготовке к аудиту.
- Подготовка плана аудита.
- Распределение работ между членами группы по аудиту.
- Подготовка рабочих документов.
- Проведение аудита на месте.
- Проведение предварительного совещания.
- Выполнение анализа документов во время проведения аудита.
- Обмен информацией во время проведения аудита.
- Роль и обязанности сопровождающих лиц и наблюдателей.
- Сбор и верификация информации.
- Подготовка заключений по результатам аудита.
- Проведение заключительного совещания.
В случае необходимости, по усмотрению аудитора, в план аудита можно включить другие дополнительные вопросы.
План аудита, как правило, предоставляется на рассмотрение заказчику и/или проверяемой организации. По всем разногласиям относительно плана проведения аудита необходимо достигнуть взаимной договоренности между сторонами до начала мероприятий.
Сопровождающие лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы по аудиту.
Руководители предприятий могут свидетельствовать в ходе аудита от имени проверяемой организации, а также предоставлять разъяснения или оказывать помощь при сборе информации.
Информация, относящаяся к аудиту, собирается путем необходимых выборок. Она должна быть верифицирована представлена блок-схема процесса, начиная от сбора информации до получения заключений по результатам аудита.
Методы сбора информации включают в себя:
– опросы;
– наблюдения за деятельностью;
– анализ документов, включая записи.
* Верификация – подтверждение соответствия установленным требованиям посредством представления объективных свидетельств.
Блок-схема процесса аудита.
При выполнении аудита происходит взаимодействие людей с системой менеджмента, проверяемой при аудите, и с технологией, используемой при проведении аудита.
Мероприятия аудита на местах выполняются на месте производственной деятельности проверяемой организации. Мероприятия аудита на расстоянии выполняются в любом месте, кроме мест расположения подразделений и производственной деятельности проверяемой организации, независимо от расстояния.
Процесс аудита завершается подготовкой и утверждением заключения и проведением заключительного совещания. При проведении внешних аудитов заключительное совещание носит официальный характер. В них могут принимать участие руководители проверяемых подразделений. При проведении внутренних аудитов заключительное совещание является менее формальным.
Применяемые методы проведения аудита
Степень вовлеченности между организациейаудитором и проверяемой организацией.
Местоположение аудитора на местах производственной деятельности организации на расстоянии.
Взаимодействие людей.
Проведение интервью.
Заполнение проверочных листов и вопросников с участием персонала проверяемой организации.
Проведение анализа документации с участием представителей проверяемой организации.
Осуществление представительных выборок через интерактивные средства коммуникации:
– проведение интервью;
– заполнение проверочных листов и вопросников;
– проведение анализа документации с участием представителей проверяемой организации без взаимодействия людей.
- Проведение анализа документации (например, анализ записей, данных).
- Наблюдение за выполнением работы.
- Посещение производственных подразделений.
- Заполнение проверочных листов.
- Осуществление представительных выборок Проведение анализа документации (например, анализ записей, данных).
- Наблюдение за выполнением работы с помощью технических средств, обеспечивающих надзор за производственной деятельностью, с учетом социальных и юридических требований.
Анализ данных:
Заключения по аудиту могут содержать сведения, представленные в п. 6.4.8 ГОСТ Р ИСО 19011-2012, а также рекомендации по улучшению эффективности и адекватности системы менеджмента безопасности. Необходимо знать, что данные рекомендации не являются обязательными для исполнения, действия по их осуществлению – это добровольные мероприятия.
Во время проведения аудита могут возникать разногласия по различным вопросам, процедурам как внутри аудиторской группы, так и между членами группы аудиторов и представителями проверяемой организации. Данные разногласия необходимо обсуждать, находить взаимоприемлемые решения.
При невозможности принятия таких решений все мнения должны быть оформлены документально и доведены до сведения всех заинтересованных сторон.
Завершение аудита состоит из нескольких этапов: подготовки и рассылки отчета по аудиту; определению последующих действий по результатам аудита.
Аудит считается завершенным, если все запланированные мероприятия были выполнены.
При форс-мажорных обстоятельствах, мешающих завершению аудита, он считается завершенным при согласии заказчика аудита.
Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, четко сформулированные и понятные записи. Документы, относящиеся к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита и применяемыми законодательными и другими требованиями.
Если это не предусмотрено законом, группа по аудиту и лицо, ответственное за управление программой аудита, не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть незамедлительно об этом проинформированы.
